Der Bereich Administrationseinstellungen ist die Schaltzentrale Ihres Kolva-Arbeitsbereichs. Dieser Artikel behandelt die Unternehmenskonfiguration, die Teamverwaltung, das Strategie-Playbook, die Sicherheitseinstellungen und die Benachrichtigungseinstellungen.
Unternehmenseinstellungen
Navigieren Sie zu Einstellungen > Unternehmen, um die Kernkonfiguration Ihrer Organisation zu verwalten:
- Unternehmensname und Logo — Ihr Name erscheint in Berichten, Angeboten und der mobilen App. Laden Sie ein hochwertiges Logo hoch, und Kolva extrahiert Ihre Markenfarben, um die Oberfläche zu gestalten.
- Branche — Die Auswahl Ihrer Branche hilft der KI, ihre Empfehlungen, Briefings und Benchmarks auf Ihren Bereich zuzuschneiden.
- Zeitzone — Steuert, wann geplante Aufgaben ausgeführt werden: tägliche Briefings (7:30 Uhr), Cron-Jobs, Wochenberichte und Zyklen der Nudge-Engine.
- Standardsprache — Legt die Standardsprache für neue Teammitglieder fest. Jeder Nutzer kann sie in seinen persönlichen Einstellungen überschreiben.
- Währung — Ihre Berichtswährung für Finanzdaten und Angebote.
Profi-Tipp Laden Sie Ihr Logo mit transparentem Hintergrund hoch. Kolva verwendet es in PDF-Angeboten, Wochenberichten, digitalen Visitenkarten und dem Symbol der mobilen App.
Teamverwaltung
Gehen Sie zu Einstellungen > Team, um Ihre Belegschaft zu verwalten:
- Mitglieder einladen — Klicken Sie auf Mitglied hinzufügen, geben Sie die E-Mail-Adresse ein und weisen Sie eine Rolle zu. Die Person erhält eine Einladungs-E-Mail mit einem sicheren Link.
- Rollen zuweisen — Wählen Sie aus Admin, Manager, Vertrieb (Außendienst) oder Finanzen. Jede Rolle bestimmt, auf welche Funktionen und Daten der Nutzer zugreifen kann.
- Rollen ändern — Klicken Sie auf die Karte eines Teammitglieds, um seine Rolle zu bearbeiten. Änderungen werden sofort wirksam. Mindestens ein Admin muss im Konto verbleiben.
- Mitglieder entfernen — Übertragen Sie ein ausscheidendes Mitglied zuerst und deaktivieren Sie es anschließend. Kunden, Deals, Follow-ups, Angebote und Verlauf bleiben dem Unternehmen zugeordnet und werden atomar neu zugewiesen.
- Platzzuweisungen wiederverwenden — Bei der Deaktivierung wird die namentliche Field-Zuweisung freigegeben, sodass der lizenzierte Platz einem anderen aktiven Mitglied zugewiesen werden kann.
Hinweis Eine namentliche Zuweisung und ein lizenzierter Platz sind getrennte Begriffe. Die Deaktivierung gibt die Zuweisung frei, reduziert aber weder die lizenzierte Menge noch die Stripe-Abrechnung. Erhöhen oder verringern Sie lizenzierte Plätze ausdrücklich unter Einstellungen > Abrechnung.
Strategie-Playbook
Im Abschnitt Strategie (Einstellungen > Strategie) konfiguriert die Führungsebene den strategischen Kontext der KI. Er besteht aus drei Ebenen:
- Unternehmens-DNA (nur Admin) — Die Mission, Werte, Wettbewerbspositionierung, das ideale Kundenprofil und die wichtigsten Alleinstellungsmerkmale Ihres Unternehmens. Die KI nutzt dies, um alle ihre Ausgaben an Ihrer Strategie auszurichten.
- Strategie-Direktiven (Admin + Manager) — Quartals- oder Monatsprioritäten: Zielsegmente, Fokusprodukte, Preisvorgaben, Wettbewerbsreaktionen. Diese Direktiven steuern die Briefings und das Coaching der KI.
- Coaching-Profile der Vertriebsmitarbeiter (Vertraulich) — Profile je Mitarbeiter mit Stärken, Schwächen und Entwicklungszielen. Nur für Admins und Manager sichtbar — Vertriebsmitarbeiter sehen niemals die Profile der anderen.
Wichtig Der strategische Kontext wird in Entscheidungs-Briefs, Debriefs, Chat, Follow-ups, Coaching und andere Berührungspunkte der Business-KI eingespeist. Halten Sie ihn aktuell — veraltete Direktiven führen zu fehlausgerichteten Empfehlungen.
Sicherheitseinstellungen
Kolva bietet unter Einstellungen > Sicherheit mehrere Sicherheitskontrollen:
- Passwortrichtlinie — Erzwingen Sie eine Mindestlänge und Komplexitätsanforderungen für alle Teammitglieder.
- Sitzungsverwaltung — Konfigurieren Sie die Dauer des Sitzungs-Timeouts. Mobile PWA-Sitzungen verwenden aus Komfortgründen ein Cookie mit 400 Tagen Gültigkeit.
- API-Schlüssel — Verwalten Sie API-Schlüssel für ERP-Agenten und Integrationen von Drittanbietern. Schlüssel werden als SHA-256-Hashes gespeichert — der Klartext wird nur einmal bei der Erstellung angezeigt.
- Admin-Anfragen — Wenn sich ein neuer Nutzer mit Admin-Status anmeldet, erhalten bestehende Admins eine Genehmigungsanfrage per E-Mail. Anfragen bleiben offen, bis ein Mensch sie genehmigt — das Kolva-Team oder die Verwaltungsautorität Ihres Unternehmens; der Support wird nach 24 Stunden erinnert. Nichts wird automatisch genehmigt.
Benachrichtigungseinstellungen
Konfigurieren Sie unter Einstellungen > Benachrichtigungen, welche Benachrichtigungen Ihr Team erhält:
- Push-Benachrichtigungen — Aktivieren oder deaktivieren Sie Kategorien: Entscheidungs-Briefs, Nudges, Deal-Updates, Teamaktivität, Anomalie-Warnungen.
- E-Mail-Digests — Wählen Sie zwischen Echtzeit-E-Mails, täglichem Digest oder wöchentlicher Zusammenfassung.
- Ruhezeiten — Legen Sie Zeiten fest, in denen nicht kritische Benachrichtigungen zurückgehalten und später zugestellt werden.
Profi-Tipp Aktivieren Sie für Außendienstmitarbeiter die Push-Benachrichtigung des Morgen-Briefings. Sie trifft um 7:30 Uhr Ortszeit mit einer KI-generierten Zusammenfassung des bevorstehenden Tages ein — zu besuchende Kunden, nachzuverfolgende Deals und Coaching-Nudges.