Kolva integriert sich mit über 20 CRM-Plattformen, um Ihre Kundendaten synchron zu halten. Dieser Artikel behandelt unterstützte CRMs, Verbindungsmethoden, das Vertriebsmitarbeiter-Mapping, die Synchronisierungskonfiguration und die Fehlerbehebung.
Unterstützte CRMs
Kolva unterstützt zwei Arten von CRM-Verbindungen, abhängig davon, was der CRM-Anbieter bietet:
- OAuth-basiert (Ein-Klick) — Salesforce, HubSpot, Zoho CRM, Microsoft Dynamics 365. Sie autorisieren Kolva über die sichere Anmeldemaske des CRM.
- API-Schlüssel-basiert — Pipedrive, Close, Monday, Bitrix24, Freshsales, Copper, Nimble, AgireCRM, Insightly, SugarCRM, Zendesk Sell, NetSuite, Odoo, VTiger. Sie erzeugen einen API-Schlüssel in Ihrem CRM und fügen ihn in Kolva ein.
Hinweis Wenn Ihr CRM nicht aufgeführt ist, können Sie es unter Einstellungen > Integrationen > Integration anfragen anfordern. Wir bewerten Anfragen nach Nachfrage und fügen neue CRMs in der Regel innerhalb von 2 bis 4 Wochen hinzu.
Verbindung über OAuth
Für CRMs, die OAuth unterstützen, ist der Verbindungsvorgang unkompliziert:
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Integrationen.
- Suchen Sie Ihr CRM und klicken Sie auf Verbinden.
- Sie werden zur Anmeldeseite Ihres CRM weitergeleitet. Melden Sie sich mit einem Administratorkonto an.
- Autorisieren Sie Kolva, auf Ihre CRM-Daten zuzugreifen (Kontakte, Deals, Aktivitäten).
- Sie werden zurück zu Kolva geleitet. Der Integrationsstatus ändert sich zu Verbunden.
- Kolva startet die Erstsynchronisierung automatisch. Je nach Datenvolumen dauert dies 1 bis 10 Minuten.
Profi-Tipp Verwenden Sie für die OAuth-Verbindung ein CRM-Konto mit Administratorrechten. So stellen Sie sicher, dass Kolva auf alle Kontakte, Deals und Aktivitäten zugreifen kann — nicht nur auf die des verbindenden Nutzers.
Verbindung über API-Schlüssel
Für API-Schlüssel-basierte CRMs:
- Melden Sie sich bei Ihrem CRM an und navigieren Sie zu dessen API- oder Entwicklereinstellungen.
- Erzeugen Sie einen neuen API-Schlüssel (oder Token). Kopieren Sie ihn in die Zwischenablage.
- Gehen Sie in Kolva zu Einstellungen > Integrationen, suchen Sie Ihr CRM und klicken Sie auf Verbinden.
- Fügen Sie den API-Schlüssel ein und geben Sie bei Bedarf die Basis-URL oder Subdomain Ihres CRM an.
- Klicken Sie auf Verbindung testen, um zu prüfen, ob der Schlüssel funktioniert.
- Klicken Sie auf Speichern & Synchronisieren, um den ersten Import zu starten.
Vertriebsmitarbeiter-Mapping
Nach dem Verbinden Ihres CRM muss Kolva wissen, welche CRM-Nutzer welchen Kolva-Teammitgliedern entsprechen. Dies wird als Vertriebsmitarbeiter-Mapping bezeichnet:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Vertriebsmitarbeiter-Mapping.
- Kolva zeigt eine Liste der CRM-Nutzer neben den Kolva-Teammitgliedern an.
- Ordnen Sie jeden CRM-Nutzer seinem entsprechenden Kolva-Konto zu. Kolva schlägt Übereinstimmungen anhand der Ähnlichkeit von E-Mail und Name vor.
- Nicht zugeordnete CRM-Nutzer werden hervorgehoben — ihre Daten werden weiterhin synchronisiert, aber Besuche und Deals werden keinem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet.
- Klicken Sie auf Mappings speichern und führen Sie optional Backfill aus, um historische Daten rückwirkend zuzuordnen.
Wichtig Das Vertriebsmitarbeiter-Mapping ist entscheidend für präzise Analysen, Bestenlisten und Coaching-Funktionen. Bei nicht zugeordneten Mitarbeitern werden die CRM-Daten importiert, aber nicht zugeordnet, was die Teamkennzahlen verzerrt.
Synchronisierungseinstellungen
Konfigurieren Sie, welche Daten wie oft synchronisiert werden:
- Datentypen — Wählen Sie, welche Objekte synchronisiert werden: Kontakte, Unternehmen, Deals, Aktivitäten, Notizen. Die meisten Teams synchronisieren alles.
- Synchronisierungsrichtung — Kolva ruft Daten aus Ihrem CRM ab. In Kolva vorgenommene Änderungen (neue Besuche, Deal-Updates) werden standardmäßig nicht zurückgeschrieben.
- Häufigkeit — Die automatische Synchronisierung läuft nach einem konfigurierbaren Zeitplan (alle 15 Minuten, stündlich oder täglich). Sie können jederzeit auch eine manuelle Synchronisierung auslösen.
- Feld-Mapping — Kolva ordnet CRM-Standardfelder automatisch zu. Verwenden Sie für benutzerdefinierte Felder den Feld-Mapping-Editor, um sicherzustellen, dass Ihre Daten korrekt ankommen.
Fehlerbehebung
- Verbindung fehlgeschlagen — Prüfen Sie, ob Ihr API-Schlüssel nicht abgelaufen ist. Einige CRMs rotieren Schlüssel regelmäßig. Erzeugen Sie einen neuen Schlüssel und aktualisieren Sie ihn in Kolva.
- Fehlende Daten — Prüfen Sie, ob das verbundene CRM-Konto die Berechtigung hat, auf alle Datensätze zuzugreifen. Eingeschränkte Konten sehen möglicherweise nur einen Teil der Daten.
- Doppelte Kontakte — Kolva verwendet einen unscharfen Namensabgleich (normalisiert, ohne Groß-/Kleinschreibung, getrimmt) zum Entdoppeln. Wenn Duplikate bestehen bleiben, prüfen Sie auf Sonderzeichen oder uneinheitliche Benennungen in Ihrem CRM.
- Synchronisierungsfehler — Sehen Sie das Synchronisierungsprotokoll unter Einstellungen > Integrationen > [Ihr CRM] > Protokolle ein. Jeder Synchronisierungslauf zeigt Zeitstempel, Datensatzanzahlen und aufgetretene Fehler.
Hinweis Kolva kann sich mit mehreren CRMs gleichzeitig verbinden. Die Daten jedes CRM werden mit einem Anbieter-Präfix importiert, um Konflikte zu vermeiden. Das ist bei CRM-Migrationen oder für Teams nützlich, die in verschiedenen Regionen unterschiedliche Tools verwenden.