Ihr erster Kundenbesuch ist der Moment, in dem Kolva zum Leben erwacht. Dieser Artikel führt Sie durch den vollständigen Workflow: Ihren Tag planen, beim ausdrücklichen Check-in zu einem physischen Besuch einen GPS-Nachweis erfassen, das KI-Briefing prüfen, Notizen machen und mit einem geplanten Follow-up auschecken.
Ihren Tag mit My Day planen
Öffnen Sie die Ansicht Mein Tag in der mobilen App. Dies ist Ihre tägliche Kommandozentrale — sie zeigt alle geplanten Besuche, geordnet durch den KI-Routenoptimierer, um die Fahrzeit zu minimieren.
- Tippen Sie auf Add Visit, um einen neuen Besuch für heute zu erstellen.
- Wählen Sie einen Kunden aus Ihrer Liste oder suchen Sie nach Namen.
- Legen Sie ein Besuchsziel fest — was Sie erreichen möchten (z. B. eine neue Produktlinie vorstellen, ein Angebot nachfassen, eine Zahlung einziehen).
- Der Besuch erscheint in Ihrer Tagesübersicht. Ziehen Sie ihn bei Bedarf, um die Reihenfolge zu ändern.
Profi-Tipp: Lassen Sie den Routenoptimierer Ihre physischen Besuche anordnen. Er berücksichtigt gespeicherte Kundenstandorte, Straßenverkehr, Prioritäten und Ihren gewählten Startpunkt. Wenn Sie von Ihrer aktuellen Position starten, verwendet Kolva sie einmal zur Routenberechnung und persistiert, cacht oder protokolliert sie nicht.
Das Entscheidungs-Briefing
Vor jedem Besuch erstellt Kolva ein Entscheidungs-Briefing aus Kunden- und ERP-Kontext. Das Briefing enthält:
- Zusammenfassung des letzten Besuchs — wann Sie zuletzt vor Ort waren und was besprochen wurde.
- Bestellhistorie — aktuelle Bestellungen, durchschnittlicher Bestellwert und Trends.
- Offene Rechnungen — alle unbezahlten Salden, die möglicherweise angesprochen werden müssen.
- Geschäftssignale — Abwanderungsrisiko-Score, Nachbestellungsprognosen und Produktempfehlungen.
- Gesprächs-Tags — zentrale Themen, Einwände und Aktionspunkte aus früheren Besuchen.
Das Briefing erscheint automatisch beim Einchecken, oder Sie können es jederzeit aufrufen, indem Sie in My Day auf die Karte des Kunden tippen.
Einchecken per GPS
Wenn Sie für einen physischen Besuch beim Kunden ankommen, tippen Sie auf Check In. Kolva erfasst einen GPS-Nachweispunkt und versieht den Beginn dieses Besuchs mit einem Zeitstempel. Dieser Nachweis überschreibt die gespeicherte Kundenadresse nicht automatisch.
Hinweis: Der GPS-Check-in erfordert eine Standortberechtigung. Er gilt nur für den ausdrücklichen Check-in zu einem physischen Besuch: Ein Telefonbesuch fordert kein GPS an und Kolva verfolgt Ihre Position nicht kontinuierlich.
Während des Besuchs Notizen machen
Während des Termins können Sie Notizen direkt im Besuchsformular eingeben oder die Funktion Sprach-Debrief nutzen. Tippen Sie auf das Mikrofon-Symbol und sprechen Sie 60 bis 90 Sekunden lang natürlich. Kolva transkribiert Ihre Stimme und extrahiert strukturierte Daten: getroffene Zusagen, vorgebrachte Einwände, besprochene Produkte und nächste Schritte.
Check-out und Follow-up
Wenn der Besuch abgeschlossen ist, tippen Sie auf Check Out. Der Check-out erfasst die Endzeit, ohne eine neue GPS-Position anzufordern oder zu speichern. Kolva fordert Sie auf:
- Einen Folgebesuch planen — standardmäßig 7 Tage ab heute.
- Eine Follow-up-Nachricht senden — wählen Sie aus von der KI generierten E-Mail- oder WhatsApp-Vorlagen.
- Eine Bestellung erfassen — wenn der Kunde während des Besuchs eine Bestellung aufgegeben hat, erfassen Sie sie sofort.
Profi-Tipp: Legen Sie beim Check-out immer ein Follow-up-Datum fest. Kolva nutzt es, um Ihre künftigen Tagespläne aufzubauen, und erinnert Sie, wenn ein Follow-up überfällig ist.