Configuración de CRM e integraciones

Kolva se integra con más de 20 plataformas CRM para mantener sincronizados los datos de tus clientes. Este artículo cubre los CRM compatibles, los métodos de conexión, el mapeo de comerciales, la configuración de sincronización y la resolución de problemas.

CRM compatibles

Kolva admite dos tipos de conexiones CRM, según lo que ofrezca el proveedor del CRM:

• Basado en OAuth (un clic) — Salesforce, HubSpot, Zoho CRM, Microsoft Dynamics 365. Autorizas a Kolva mediante la pantalla de inicio de sesión segura del CRM.
• Basado en clave API — Pipedrive, Close, Monday, Bitrix24, Freshsales, Copper, Nimble, AgireCRM, Insightly, SugarCRM, Zendesk Sell, NetSuite, Odoo, VTiger. Generas una clave API en tu CRM y la pegas en Kolva.

Conexión mediante OAuth

Para los CRM compatibles con OAuth, el proceso de conexión es sencillo:

1. Ve a Configuración > Integraciones.
2. Busca tu CRM y haz clic en Conectar.
3. Se te redirige a la página de inicio de sesión de tu CRM. Inicia sesión con una cuenta de administrador.
4. Autoriza a Kolva a acceder a los datos de tu CRM (contactos, oportunidades, actividades).
5. Se te redirige de vuelta a Kolva. El estado de la integración cambia a Conectado.
6. Kolva inicia la sincronización inicial automáticamente. Según tu volumen de datos, esto tarda de 1 a 10 minutos.

Conexión mediante clave API

Para los CRM basados en clave API:

1. Inicia sesión en tu CRM y ve a sus ajustes de API o de desarrollador.
2. Genera una nueva clave API (o token). Cópiala al portapapeles.
3. En Kolva, ve a Configuración > Integraciones, busca tu CRM y haz clic en Conectar.
4. Pega la clave API y, si es necesario, introduce la URL base o el subdominio de tu CRM.
5. Haz clic en Probar conexión para verificar que la clave funciona.
6. Haz clic en Guardar y sincronizar para iniciar la importación inicial.

Mapeo de comerciales

Tras conectar tu CRM, Kolva necesita saber qué usuarios del CRM corresponden a qué miembros del equipo de Kolva. Esto se llama mapeo de comerciales:

1. Ve a Configuración > Integraciones > Mapeo de comerciales.
2. Kolva muestra una lista de usuarios del CRM junto a los miembros del equipo de Kolva.
3. Empareja cada usuario del CRM con su cuenta de Kolva correspondiente. Kolva sugiere coincidencias según la similitud del correo y el nombre.
4. Los usuarios del CRM sin mapear se resaltan: sus datos seguirán sincronizándose, pero las visitas y oportunidades no se atribuirán a un comercial concreto.
5. Haz clic en Guardar mapeos y, opcionalmente, ejecuta Backfill para atribuir retroactivamente los datos históricos.

Ajustes de sincronización

Configura qué datos se sincronizan y con qué frecuencia:

• Tipos de datos — Elige qué objetos sincronizar: contactos, empresas, oportunidades, actividades, notas. La mayoría de los equipos lo sincronizan todo.
• Dirección de sincronización — Kolva extrae datos de tu CRM. Los cambios realizados en Kolva (nuevas visitas, actualizaciones de oportunidades) no se devuelven de forma predeterminada.
• Frecuencia — La sincronización automática se ejecuta según un calendario configurable (cada 15 minutos, cada hora o a diario). También puedes lanzar una sincronización manual en cualquier momento.
• Mapeo de campos — Kolva mapea automáticamente los campos CRM estándar. Para los campos personalizados, usa el editor de mapeo de campos para garantizar que tus datos lleguen correctamente.

Resolución de problemas

• Conexión fallida — Verifica que tu clave API no haya caducado. Algunos CRM rotan las claves periódicamente. Genera una nueva clave y actualízala en Kolva.
• Datos faltantes — Comprueba que la cuenta de CRM conectada tenga permiso para acceder a todos los registros. Las cuentas limitadas pueden ver solo un subconjunto de los datos.
• Contactos duplicados — Kolva usa coincidencia aproximada de nombres (normalizada, sin distinción de mayúsculas, sin espacios) para desduplicar. Si los duplicados persisten, revisa si hay caracteres especiales o nombres inconsistentes en tu CRM.
• Errores de sincronización — Consulta el registro de sincronización en Configuración > Integraciones > [Tu CRM] > Registros. Cada ejecución de sincronización muestra marcas de tiempo, recuentos de registros y los errores encontrados.