L'espace Paramètres d'administration est le centre de contrôle de votre espace de travail Kolva. Cet article couvre la configuration de l'entreprise, la gestion de l'équipe, le playbook de stratégie, les paramètres de sécurité et les préférences de notification.
Paramètres de l'entreprise
Accédez à Paramètres > Entreprise pour gérer la configuration de base de votre organisation :
- Nom et logo de l'entreprise — Votre nom apparaît dans les rapports, les devis et l'application mobile. Téléchargez un logo de haute qualité et Kolva extrait les couleurs de votre marque pour thématiser l'interface.
- Secteur d'activité — Choisir votre secteur aide l'IA à adapter ses recommandations, ses briefings et ses benchmarks à votre domaine.
- Fuseau horaire — Détermine quand les tâches planifiées s'exécutent : briefings quotidiens (7h30), tâches cron, rapports hebdomadaires et cycles du moteur de relances.
- Langue par défaut — Définit la langue par défaut pour les nouveaux membres de l'équipe. Chaque utilisateur peut la remplacer dans ses préférences personnelles.
- Devise — Votre devise de reporting pour les données financières et les devis.
Astuce Téléchargez votre logo sur fond transparent. Kolva l'utilise dans les devis PDF, les rapports hebdomadaires, les cartes de visite numériques et l'icône de l'application mobile.
Gestion de l'équipe
Allez dans Paramètres > Équipe pour gérer vos effectifs :
- Inviter des membres — Cliquez sur Ajouter un membre, saisissez son e-mail et attribuez un rôle. La personne reçoit un e-mail d'invitation avec un lien sécurisé.
- Attribuer des rôles — Choisissez parmi Admin, Manager, Commercial (terrain) ou Finance. Chaque rôle détermine les fonctionnalités et les données auxquelles l'utilisateur peut accéder.
- Modifier les rôles — Cliquez sur la carte d'un membre de l'équipe pour modifier son rôle. Les changements prennent effet immédiatement. Au moins un Admin doit rester sur le compte.
- Retirer des membres — Transférez un membre sur le départ, puis désactivez-le. Ses clients, affaires, relances, devis et historiques restent rattachés à l’entreprise et sont réattribués atomiquement.
- Réutiliser les attributions de siège — La désactivation libère l’attribution nominative Field afin que le siège sous licence puisse être affecté à un autre membre actif.
Note Une attribution nominative et un siège sous licence sont deux notions distinctes. Désactiver un membre libère son attribution, mais ne réduit pas la quantité sous licence et ne modifie pas la facturation Stripe. Augmentez ou réduisez explicitement les sièges depuis Paramètres > Facturation.
Playbook de stratégie
La section Stratégie (Paramètres > Stratégie) est l'endroit où la direction configure le contexte stratégique de l'IA. Elle comporte trois couches :
- ADN de l'entreprise (Admin uniquement) — La mission, les valeurs, le positionnement concurrentiel, le profil client idéal et les principaux différenciateurs de votre entreprise. L'IA s'en sert pour aligner toutes ses productions sur votre stratégie.
- Directives de stratégie (Admin + Manager) — Priorités trimestrielles ou mensuelles : segments cibles, produits prioritaires, consignes de prix, réponses concurrentielles. Ces directives orientent les briefings et le coaching de l'IA.
- Profils de coaching des commerciaux (Confidentiel) — Profils par commercial avec forces, faiblesses et objectifs de développement. Visibles uniquement des admins et managers — les commerciaux ne voient jamais le profil des autres.
Important Le contexte stratégique est injecté dans les briefs de décision, les débriefs, le chat, les relances, le coaching et les autres points de contact de l'IA métier. Maintenez-le à jour — des directives obsolètes mènent à des recommandations désalignées.
Paramètres de sécurité
Kolva fournit plusieurs contrôles de sécurité sous Paramètres > Sécurité :
- Politique de mots de passe — Imposez une longueur minimale et des exigences de complexité à tous les membres de l'équipe.
- Gestion des sessions — Configurez la durée d'expiration des sessions. Les sessions PWA mobiles utilisent un cookie de 400 jours pour plus de confort.
- Clés API — Gérez les clés API des agents ERP et des intégrations tierces. Les clés sont stockées sous forme de hachages SHA-256 — le texte en clair n'est affiché qu'une seule fois à la création.
- Demandes d'admin — Lorsqu'un nouvel utilisateur s'inscrit en revendiquant le statut d'admin, les admins existants reçoivent une demande d'approbation par e-mail. Les demandes restent en attente jusqu'à une approbation humaine — l'équipe Kolva ou l'autorité de gestion de votre société ; le support est relancé après 24 h. Rien n'est approuvé automatiquement.
Préférences de notification
Configurez les notifications que votre équipe reçoit sous Paramètres > Notifications :
- Notifications push — Activez ou désactivez les catégories : briefs de décision, relances, mises à jour d'affaires, activité de l'équipe, alertes d'anomalie.
- Digests e-mail — Choisissez entre des e-mails en temps réel, un digest quotidien ou un résumé hebdomadaire.
- Heures calmes — Définissez les heures pendant lesquelles les notifications non critiques sont retenues et livrées plus tard.
Astuce Pour les commerciaux terrain, activez la notification push du briefing matinal. Elle arrive à 7h30 heure locale avec un résumé généré par l'IA de la journée à venir — clients à visiter, affaires à relancer et conseils de coaching.