De ruimte Beheerdersinstellingen is het controlecentrum van uw Kolva-werkruimte. Dit artikel behandelt de configuratie van de onderneming, het beheer van het team, het strategieplaybook, de beveiligingsinstellingen en de meldingsvoorkeuren.
Instellingen van de onderneming
Ga naar Instellingen > Onderneming om de basisconfiguratie van uw organisatie te beheren:
- Naam en logo van de onderneming — Uw naam verschijnt in de rapporten, de offertes en de mobiele app. Upload een logo van hoge kwaliteit en Kolva haalt er uw merkkleuren uit om de interface te thematiseren.
- Activiteitensector — Uw sector kiezen helpt de AI haar aanbevelingen, briefings en benchmarks op uw domein af te stemmen.
- Tijdzone — Bepaalt wanneer de geplande taken draaien: dagelijkse briefings (7:30 uur), cron-taken, weekrapporten en de cycli van de engine voor opvolgacties.
- Standaardtaal — Stelt de standaardtaal in voor nieuwe teamleden. Elke gebruiker kan ze aanpassen in zijn persoonlijke voorkeuren.
- Valuta — Uw rapporteringsvaluta voor de financiële gegevens en de offertes.
Tip Upload uw logo op een transparante achtergrond. Kolva gebruikt het in de offertes in PDF, de weekrapporten, de digitale visitekaartjes en het icoon van de mobiele app.
Teambeheer
Ga naar Instellingen > Team om uw personeelsbestand te beheren:
- Leden uitnodigen — Klik op Lid toevoegen, voer het e-mailadres in en ken een rol toe. De persoon krijgt een uitnodigingsmail met een beveiligde link.
- Rollen toekennen — Kies uit Beheerder, Manager, Commercieel (veld) of Finance. Elke rol bepaalt tot welke functies en gegevens de gebruiker toegang heeft.
- Rollen wijzigen — Klik op de kaart van een teamlid om zijn rol te wijzigen. De wijzigingen gaan meteen in. Er moet minstens één beheerder op het account blijven.
- Leden verwijderen — Draag een vertrekkend lid over en deactiveer het daarna. Zijn klanten, deals, opvolgacties, offertes en historieken blijven aan de onderneming gekoppeld en worden atomair opnieuw toegewezen.
- Seattoewijzingen hergebruiken — De deactivering maakt de persoonlijke Field-toewijzing vrij, zodat de gelicentieerde seat aan een ander actief lid kan worden gegeven.
Opmerking Een persoonlijke toewijzing en een gelicentieerde seat zijn twee verschillende zaken. Een lid deactiveren maakt zijn toewijzing vrij, maar vermindert het gelicentieerde aantal niet en wijzigt de facturatie bij Stripe niet. Verhoog of verlaag het aantal seats uitdrukkelijk via Instellingen > Facturatie.
Strategieplaybook
In de sectie Strategie (Instellingen > Strategie) stelt de directie de strategische context van de AI in. Ze bestaat uit drie lagen:
- DNA van de onderneming (alleen beheerder) — De missie, de waarden, de positionering tegenover de concurrentie, het ideale klantprofiel en de belangrijkste differentiatoren van uw onderneming. De AI gebruikt ze om alles wat ze produceert op uw strategie af te stemmen.
- Strategierichtlijnen (beheerder + manager) — Prioriteiten per kwartaal of per maand: doelsegmenten, prioritaire producten, prijsinstructies, antwoorden op de concurrentie. Deze richtlijnen sturen de briefings en de coaching van de AI.
- Coachingprofielen van de vertegenwoordigers (vertrouwelijk) — Profielen per vertegenwoordiger met sterktes, zwaktes en ontwikkeldoelen. Alleen zichtbaar voor beheerders en managers — vertegenwoordigers zien nooit het profiel van een collega.
Belangrijk De strategische context wordt meegegeven in de beslissingsbriefings, de debriefings, de chat, de opvolgacties, de coaching en de andere contactpunten van de zakelijke AI. Houd hem actueel — verouderde richtlijnen leiden tot aanbevelingen die niet meer sporen.
Beveiligingsinstellingen
Kolva biedt verschillende beveiligingscontroles onder Instellingen > Beveiliging:
- Wachtwoordbeleid — Leg een minimumlengte en complexiteitseisen op aan alle teamleden.
- Sessiebeheer — Stel de vervaltijd van de sessies in. Mobiele PWA-sessies gebruiken een cookie van 400 dagen, voor het gebruiksgemak.
- API-sleutels — Beheer de API-sleutels van de ERP-agents en van integraties van derden. De sleutels worden bewaard als SHA-256-hashes — de leesbare tekst wordt maar één keer getoond, bij het aanmaken.
- Beheerdersaanvragen — Wanneer een nieuwe gebruiker zich registreert en de beheerdersstatus opeist, krijgen de bestaande beheerders per e-mail een goedkeuringsaanvraag. De aanvragen blijven open tot een menselijke goedkeuring — door het Kolva-team of door de bevoegde instantie van uw onderneming; de support krijgt na 24 u een herinnering. Niets wordt automatisch goedgekeurd.
Meldingsvoorkeuren
Stel onder Instellingen > Meldingen in welke meldingen uw team ontvangt:
- Pushmeldingen — Schakel de categorieën in of uit: beslissingsbriefings, opvolgacties, updates van deals, teamactiviteit, anomaliewaarschuwingen.
- E-mailoverzichten — Kies tussen e-mails in realtime, een dagelijks overzicht of een wekelijkse samenvatting.
- Stille uren — Bepaal tijdens welke uren niet-kritieke meldingen worden vastgehouden en later afgeleverd.
Tip Schakel voor vertegenwoordigers op het terrein de pushmelding van de ochtendbriefing in. Die komt om 7:30 uur lokale tijd binnen met een door de AI opgestelde samenvatting van de dag — klanten om te bezoeken, deals om op te volgen en coachingtips.