Kolva integreert met meer dan 20 CRM-platformen om uw klantgegevens gesynchroniseerd te houden. Dit artikel behandelt de ondersteunde CRM-systemen, de verbindingsmethoden, de koppeling van vertegenwoordigers, de synchronisatie-instellingen en het oplossen van problemen.
Ondersteunde CRM-systemen
Kolva ondersteunt twee soorten CRM-verbindingen, afhankelijk van wat de CRM-leverancier aanbiedt:
- Via OAuth (met één klik) — Salesforce, HubSpot, Zoho CRM, Microsoft Dynamics 365. U geeft Kolva toestemming via het beveiligde aanmeldscherm van het CRM.
- Via API-sleutel — Pipedrive, Close, Monday, Bitrix24, Freshsales, Copper, Nimble, AgireCRM, Insightly, SugarCRM, Zendesk Sell, NetSuite, Odoo, VTiger. U genereert een API-sleutel in uw CRM en plakt die in Kolva.
Let op Staat uw CRM er niet bij, dan kunt u het aanvragen via Instellingen > Integraties > Integratie aanvragen. We beoordelen de aanvragen op basis van de vraag en voegen doorgaans binnen 2 tot 4 weken nieuwe CRM-systemen toe.
Verbinden via OAuth
Voor CRM-systemen die OAuth ondersteunen, verloopt het verbinden eenvoudig:
- Ga naar Instellingen > Integraties.
- Zoek uw CRM op en klik op Verbinden.
- U wordt doorgestuurd naar de aanmeldpagina van uw CRM. Meld u aan met een beheerdersaccount.
- Geef Kolva toestemming om uw CRM-gegevens te raadplegen (contacten, deals, activiteiten).
- U wordt terugstuurd naar Kolva. De status van de integratie verandert in Verbonden.
- Kolva start de eerste synchronisatie automatisch. Afhankelijk van uw gegevensvolume duurt dat 1 tot 10 minuten.
Tip Gebruik een CRM-account met beheerdersrechten voor de OAuth-verbinding. Zo kan Kolva alle contacten, deals en activiteiten raadplegen — niet alleen die van de gebruiker die de verbinding legt.
Verbinden via API-sleutel
Voor CRM-systemen die met een API-sleutel werken:
- Meld u aan bij uw CRM en ga naar de API- of ontwikkelaarsinstellingen.
- Genereer een nieuwe API-sleutel (of token). Kopieer die naar uw klembord.
- Ga in Kolva naar Instellingen > Integraties, zoek uw CRM op en klik op Verbinden.
- Plak de API-sleutel en voer zo nodig de basis-URL of het subdomein van uw CRM in.
- Klik op Verbinding testen om te controleren of de sleutel werkt.
- Klik op Opslaan en synchroniseren om de eerste import te starten.
Koppeling van vertegenwoordigers
Nadat uw CRM is verbonden, moet Kolva weten welke CRM-gebruikers met welke leden van het Kolva-team overeenkomen. Dat heet de koppeling van vertegenwoordigers:
- Ga naar Instellingen > Integraties > Koppeling van vertegenwoordigers.
- Kolva toont een lijst van CRM-gebruikers naast de leden van het Kolva-team.
- Koppel elke CRM-gebruiker aan het bijbehorende Kolva-account. Kolva stelt overeenkomsten voor op basis van gelijkenis in e-mailadres en naam.
- Niet-gekoppelde CRM-gebruikers worden gemarkeerd — hun gegevens synchroniseren wel, maar bezoeken en deals worden niet aan een bepaalde vertegenwoordiger toegewezen.
- Klik op Koppelingen opslaan en voer eventueel een Backfill uit om historische gegevens met terugwerkende kracht toe te wijzen.
Belangrijk De koppeling van vertegenwoordigers is bepalend voor correcte analyses, ranglijsten en coachingfuncties. Bij niet-gekoppelde vertegenwoordigers worden de CRM-gegevens wel geïmporteerd maar niet toegewezen, wat de teamcijfers vertekent.
Synchronisatie-instellingen
Stel in welke gegevens synchroniseren en hoe vaak:
- Gegevenstypen — Kies welke objecten synchroniseren: contacten, bedrijven, deals, activiteiten, notities. De meeste teams synchroniseren alles.
- Synchronisatierichting — Kolva haalt gegevens op uit uw CRM. Wijzigingen die in Kolva worden gemaakt (nieuwe bezoeken, bijgewerkte deals) worden standaard niet teruggeschreven.
- Frequentie — De automatische synchronisatie draait volgens een instelbare planning (elke 15 minuten, elk uur of dagelijks). U kunt ook op elk moment handmatig een synchronisatie starten.
- Veldkoppeling — Kolva koppelt de standaardvelden van het CRM automatisch. Gebruik voor aangepaste velden de veldkoppelingseditor, zodat uw gegevens correct binnenkomen.
Problemen oplossen
- Verbinding mislukt — Controleer of uw API-sleutel niet is verlopen. Sommige CRM-systemen vernieuwen sleutels periodiek. Genereer een nieuwe sleutel en werk die bij in Kolva.
- Ontbrekende gegevens — Controleer of het gekoppelde CRM-account rechten heeft om alle records te raadplegen. Beperkte accounts zien mogelijk maar een deel van de gegevens.
- Dubbele contacten — Kolva gebruikt vage naamovereenkomst (genormaliseerd, hoofdletterongevoelig, zonder spaties) om duplicaten te verwijderen. Blijven er duplicaten, controleer dan op bijzondere tekens of onsamenhangende naamgeving in uw CRM.
- Synchronisatiefouten — Bekijk het synchronisatielogboek via Instellingen > Integraties > [Uw CRM] > Logboeken. Elke uitvoering toont tijdstempels, aantallen records en de fouten die zich hebben voorgedaan.
Let op Kolva kan met meerdere CRM-systemen tegelijk verbonden zijn. De gegevens van elk CRM worden geïmporteerd met een leveranciersprefix om conflicten te vermijden. Dat is handig bij CRM-migraties of voor teams die per regio andere tools gebruiken.