Uw eerste klantbezoek is het moment waarop Kolva zijn volle waarde laat zien. Dit artikel begeleidt u door de volledige workflow: uw dag plannen, één gps-bewijs vastleggen bij het expliciete inchecken van een fysiek bezoek, de AI-briefing raadplegen, notities maken en uitchecken met een geplande opvolgactie.
Uw dag plannen met Mijn dag
Open de weergave Mijn dag in de mobiele app. Dit is uw dagelijkse commandocentrum — het toont alle geplande bezoeken, gerangschikt door de AI-routeoptimalisator om de rijtijd te beperken.
- Tik op Een bezoek toevoegen om een nieuw bezoek voor vandaag aan te maken.
- Kies een klant uit uw lijst of zoek op naam.
- Bepaal een bezoekdoel — wat u wilt bereiken (bijv. een nieuw productgamma presenteren, een offerte opvolgen, een betaling innen).
- Het bezoek verschijnt in uw dagplanning. Sleep het om de volgorde aan te passen.
Tip: Laat de optimalisator uw fysieke bezoeken indelen. Hij houdt rekening met opgeslagen klantlocaties, verkeersdrukte, prioriteiten en het gekozen vertrekpunt. Vertrekt u vanaf uw huidige positie, dan gebruikt Kolva die eenmalig om de route te berekenen, zonder ze te bewaren, te cachen of te loggen.
De beslissingsbriefing
Vóór elk bezoek stelt Kolva een beslissingsbriefing op uit de klant- en ERP-context. De briefing bevat:
- Samenvatting van het vorige bezoek — wanneer u de klant voor het laatst bezocht en wat er besproken is.
- Orderhistorie — recente orders, gemiddelde orderwaarde en trends.
- Openstaande facturen — onbetaalde saldi die aandacht kunnen vragen.
- Bedrijfssignalen — risicoscore op klantverloop, voorspellingen voor herbevoorrading en productaanbevelingen.
- Gesprekstags — kernonderwerpen, bezwaren en acties uit eerdere bezoeken.
De briefing verschijnt automatisch wanneer u incheckt, of u raadpleegt hem op elk moment door in Mijn dag op de klantkaart te tikken.
Inchecken met gps
Wanneer u bij de klant aankomt voor een fysiek bezoek, tikt u op Inchecken. Kolva legt één gps-bewijspunt vast en zet een tijdstempel op het begin van dat bezoek. Dit bewijs vervangt niet automatisch het opgeslagen adres van de klant.
Let op: Inchecken met gps vereist locatietoestemming. Het geldt alleen voor het expliciete inchecken van een fysiek bezoek: een telefonisch bezoek vraagt geen gps en Kolva volgt uw positie niet continu.
Notities maken tijdens het bezoek
Tijdens de afspraak kunt u notities rechtstreeks in het bezoekformulier typen of de functie gesproken debriefing gebruiken. Tik op het microfoonpictogram en spreek 60 tot 90 seconden natuurlijk. Kolva transcribeert uw stem en haalt er gestructureerde gegevens uit: gemaakte afspraken, geuite bezwaren, besproken producten en volgende acties.
Uitchecken en opvolging
Als het bezoek is afgelopen, tikt u op Uitchecken. Het uitchecken registreert de eindtijd zonder een nieuwe gps-positie te vragen of te bewaren. Kolva stelt u voor om:
- Een opvolgbezoek te plannen — standaard 7 dagen vanaf vandaag.
- Een opvolgbericht te sturen — kies uit de e-mail- of WhatsApp-sjablonen die de AI genereert.
- Een order vast te leggen — heeft de klant tijdens het bezoek besteld, leg het dan meteen vast.
Tip: Stel bij het uitchecken altijd een opvolgdatum in. Kolva gebruikt die om uw volgende dagplanningen op te bouwen en herinnert u eraan wanneer een opvolgactie te laat is.