Configuração de CRM e integrações

A Kolva integra-se com mais de 20 plataformas CRM para manter os seus dados de clientes sincronizados. Este artigo abrange os CRM suportados, os métodos de ligação, o mapeamento dos comerciais, a configuração da sincronização e a resolução de problemas.

CRM suportados

A Kolva suporta dois tipos de ligação a CRM, consoante o que o fornecedor do CRM oferece:

• Através de OAuth (num clique) — Salesforce, HubSpot, Zoho CRM, Microsoft Dynamics 365. Autoriza a Kolva através do ecrã de início de sessão seguro do CRM.
• Através de chave API — Pipedrive, Close, Monday, Bitrix24, Freshsales, Copper, Nimble, AgireCRM, Insightly, SugarCRM, Zendesk Sell, NetSuite, Odoo, VTiger. Gera uma chave API no seu CRM e cola-a na Kolva.

Ligação através de OAuth

Para os CRM que suportam OAuth, o processo de ligação é simples:

1. Aceda a Definições > Integrações.
2. Encontre o seu CRM e clique em Ligar.
3. É reencaminhado para a página de início de sessão do seu CRM. Inicie sessão com uma conta de administrador.
4. Autorize a Kolva a aceder aos dados do seu CRM (contactos, negócios, atividades).
5. É reencaminhado de volta para a Kolva. O estado da integração passa a Ligado.
6. A Kolva inicia automaticamente a sincronização inicial. Consoante o volume de dados, demora de 1 a 10 minutos.

Ligação através de chave API

Para os CRM baseados numa chave API:

1. Inicie sessão no seu CRM e aceda às definições de API ou de programador.
2. Gere uma nova chave API (ou token). Copie-a para a área de transferência.
3. Na Kolva, vá a Definições > Integrações, encontre o seu CRM e clique em Ligar.
4. Cole a chave API e, se for necessário, introduza o URL de base ou o subdomínio do seu CRM.
5. Clique em Testar a ligação para confirmar que a chave funciona.
6. Clique em Guardar e sincronizar para iniciar a importação inicial.

Mapeamento dos comerciais

Depois de ligar o seu CRM, a Kolva precisa de saber que utilizadores do CRM correspondem a que membros da equipa Kolva. É a isto que se chama mapeamento dos comerciais:

1. Vá a Definições > Integrações > Mapeamento dos comerciais.
2. A Kolva mostra a lista dos utilizadores do CRM ao lado dos membros da equipa Kolva.
3. Associe cada utilizador do CRM à conta Kolva correspondente. A Kolva sugere correspondências com base na semelhança do e-mail e do nome.
4. Os utilizadores do CRM sem mapeamento aparecem destacados — os seus dados continuam a sincronizar, mas as visitas e os negócios não são atribuídos a um comercial específico.
5. Clique em Guardar os mapeamentos e, se quiser, execute o Backfill para atribuir retroativamente os dados históricos.

Definições de sincronização

Configure que dados sincronizam e com que frequência:

• Tipos de dados — Escolha os objetos a sincronizar: contactos, empresas, negócios, atividades, notas. A maioria das equipas sincroniza tudo.
• Sentido da sincronização — A Kolva recolhe os dados do seu CRM. As alterações feitas na Kolva (novas visitas, atualizações de negócios) não são devolvidas por predefinição.
• Frequência — A sincronização automática corre segundo um calendário configurável (a cada 15 minutos, de hora a hora ou todos os dias). Pode também desencadear uma sincronização manual a qualquer momento.
• Mapeamento de campos — A Kolva mapeia automaticamente os campos CRM padrão. Para os campos personalizados, use o editor de mapeamento de campos para garantir que os seus dados chegam corretamente.

Resolução de problemas

• Falha de ligação — Confirme que a sua chave API não expirou. Alguns CRM rodam as chaves periodicamente. Gere uma nova chave e atualize-a na Kolva.
• Dados em falta — Verifique se a conta CRM ligada tem permissão para aceder a todos os registos. As contas limitadas podem ver apenas parte dos dados.
• Contactos duplicados — A Kolva usa correspondência aproximada de nomes (normalizada, sem distinção entre maiúsculas e minúsculas, sem espaços) para eliminar duplicados. Se os duplicados persistirem, verifique os carateres especiais ou a falta de coerência na nomenclatura do seu CRM.
• Erros de sincronização — Consulte o registo de sincronização em Definições > Integrações > [O seu CRM] > Registos. Cada execução mostra as marcas temporais, o número de registos e os erros encontrados.