Kolva komt het best tot zijn recht met uw echte klantgegevens. Dit artikel beschrijft drie manieren om uw gegevens binnen te brengen: import uit CSV/Excel, een CRM-koppeling en een gekwalificeerde koppeling met het bestaande ERP.
Optie 1: importeren uit CSV of Excel
De snelste start is een spreadsheet uploaden. Ga naar Instellingen > Importeren en volg deze stappen:
- Klik op Uploaden en selecteer uw CSV- of Excel-bestand (.csv, .xlsx, .xls).
- De AI van Kolva herkent automatisch het bestandstype (klanten, producten, bestellingen) en koppelt uw kolommen aan haar gegevensmodel.
- Controleer de voorgestelde kolomkoppeling. Pas de velden aan die niet correct zijn gekoppeld.
- Klik op Importeren. Kolva valideert elke rij en meldt eventuele fouten (ontbrekende verplichte velden, dubbels, ongeldige formaten).
Tip: Neem de klantcoördinaten (breedte- en lengtegraad) op in uw bestand als u ze hebt. Daarmee werkt routeoptimalisatie vanaf dag één. De kaart met bezoekbewijzen wordt uitsluitend gevoed door uitdrukkelijke check-ins bij fysieke bezoeken, nooit door geïmporteerde klantcoördinaten. Hebt u geen coördinaten, dan geocodeert Kolva de adressen automatisch op de achtergrond.
Optie 2: uw CRM koppelen
Kolva integreert met meer dan 20 CRM-platformen voor een automatische, doorlopende synchronisatie van de gegevens. De ondersteunde CRM-systemen zijn onder meer:
- Op basis van OAuth: Salesforce, HubSpot, Zoho, Microsoft Dynamics 365
- Op basis van een API-sleutel: Pipedrive, Close, Monday, Bitrix24, Freshsales, Copper, Nimble, Insightly, SugarCRM, Zendesk Sell, NetSuite, Odoo, VTiger en vele andere
Ga om te koppelen naar Instellingen > Integraties, zoek uw CRM en doorloop de autorisatiestroom. Eenmaal gekoppeld synchroniseert Kolva klanten, contacten, deals en activiteiten doorlopend.
Optie 3: uw ERP koppelen
Voor een diepere gegevensintegratie kwalificeert Kolva de koppeling op uw echte ERP-omgeving, zonder dat een ERP-migratie nodig is:
- Families Sage en SAP — Gebruik het gevalideerde publieke pad dat voor de betrokken familie beschikbaar is.
- Odoo en Microsoft Business Central — Gebruik het compacte pad met begeleide proef of demo voordat een productieperimeter wordt bevestigd.
- Specifieke ERP-omgeving — Vraag een besloten analyse aan voordat Kolva de dekking of de vereiste technische toegang bevestigt.
Het IT-departement valideert de technische toegang. De zakelijke verantwoordelijken beslechten elke onduidelijkheid die een beslissing vraagt, en de activering volgt pas nadat de koppeling en de koppelingen tussen velden zijn geverifieerd. Zie Uw ERP koppelen voor de kwalificatiestappen.
Validatie en koppeling van de gegevens
Ongeacht de importmethode valideert Kolva uw gegevens voordat ze in gebruik worden genomen:
- Detectie van dubbels — De vage naamovereenkomst voorkomt dubbele klantrecords over de bronnen heen.
- Verplichte velden — De klantnaam is verplicht; de overige velden zijn optioneel maar aanbevolen.
- Prospectkoppeling — Volgde u al prospects op, dan koppelt Kolva geïmporteerde klanten automatisch aan bestaande prospects en stelt het voor ze om te zetten.
Let op: De perimeter van de ERP-gegevens en de synchronisatie-instellingen worden tijdens de kwalificatie afgesproken en vóór de activering in de bronomgeving geverifieerd.
Volgende stappen
Nu uw gegevens binnenkomen in Kolva, is de volgende stap de mobiele app installeren zodat uw veldteam aan de slag kan. Zie De mobiele app installeren.