Besuche planen und durchführen

Besuche sind der Herzschlag des Außendienstes. Kolva bietet Ihnen einen vollständigen Workflow, um Ihren Tag zu planen, beim ausdrücklichen Check-in zu jedem physischen Besuch einen GPS-Nachweis zu erfassen und sicherzustellen, dass jedes Treffen mit einem klaren nächsten Schritt endet.

My Day: Ihre tägliche Kommandozentrale

Öffnen Sie Mein Tag über die Seitenleiste oder den mobilen Startbildschirm. Diese Ansicht zeigt alles, was heute ansteht — geplante Besuche, ausstehende Nachfassaktionen und KI-empfohlene Maßnahmen.

1. Tippen Sie auf Add Visit, um einen neuen Besuch für heute zu planen.
2. Wählen Sie einen Kunden oder Interessenten aus dem Suchdropdown.
3. Legen Sie ein Besuchsziel fest — eine kurze Beschreibung dessen, was Sie erreichen möchten (z. B. „Q2-Preise vorstellen", „Überfällige Zahlung einziehen", „Neue Produktlinie vorstellen").
4. Fügen Sie physische Besuche zum Tourmodus hinzu, prüfen Sie die verkehrsabhängig optimierte Reihenfolge und bestätigen Sie sie anschließend.
5. Ziehen Sie Karten per Drag-and-drop, um sie bei Bedarf manuell neu anzuordnen.

Der Entscheidungs-Brief

Vor jedem Besuch erstellt Kolva einen personalisierten Entscheidungs-Brief für den Kunden. Der Brief zieht Daten aus der gesamten Plattform zusammen und fasst sie zu umsetzbarem Geschäftskontext zusammen:

• Zusammenfassung des letzten Besuchs — Wann Sie zuletzt da waren und was besprochen wurde, einschließlich Gesprächs-Tags und Aufgaben.
• Bestelltrends — Aktuelle Bestellungen, durchschnittlicher Bestellwert und ob die Bestellhäufigkeit steigt oder sinkt.
• Offene Rechnungen — Alle unbezahlten Salden, die während des Besuchs angesprochen werden könnten.
• Geschäftssignale — Churn-Risiko-Score, Nachbestellprognosen und auf diesen Kunden zugeschnittene Produktempfehlungen.
• Strategiekontext — Wenn Ihr Administrator das Strategy Playbook eingerichtet hat, erscheinen hier relevante Vorgaben und Coaching-Notizen.

Einchecken mit GPS

Wenn Sie für einen physischen Besuch beim Kunden ankommen, tippen Sie auf der Besuchskarte auf Check In. Kolva erfasst einen GPS-Nachweispunkt und versieht den Beginn dieses Besuchs mit einem Zeitstempel.

1. Stellen Sie sicher, dass die Ortungsdienste auf Ihrem Gerät aktiviert sind.
2. Tippen Sie auf Check In — ein GPS-Nachweispunkt wird für diesen physischen Besuch erfasst.
3. Der Nachweis überschreibt die gespeicherte Kundenadresse nicht automatisch. Ein Telefonbesuch fordert kein GPS an.
4. Der Besuchstimer startet und erfasst die Dauer Ihres Termins.

Besuchsnotizen und Sprach-Debriefing

Halten Sie während oder nach dem Termin mit einer von zwei Methoden fest, was passiert ist:

• Getippte Notizen — Geben Sie Notizen direkt im Besuchsformular ein. Nutzen Sie sie für schnelle Beobachtungen oder konkrete Details.
• Sprach-Debriefing — Tippen Sie auf das Mikrofonsymbol und sprechen Sie 60 bis 90 Sekunden lang natürlich. Kolva transkribiert Ihre Stimme mit Whisper und extrahiert dann strukturierte Daten: getroffene Zusagen, vorgebrachte Einwände, besprochene Produkte, Erwähnungen von Wettbewerbern und nächste Aufgaben.

Auschecken und Nachfass-Terminierung

Wenn Ihr Termin vorbei ist, tippen Sie auf Check Out. Kolva erfasst die Endzeit, ohne eine neue GPS-Position anzufordern oder zu speichern, und fordert Sie anschließend zu drei kurzen Aktionen auf:

1. Nächsten Besuch planen — Standardmäßig 7 Tage ab heute. Passen Sie das Datum nach Bedarf an. Dieser Besuch erscheint automatisch in Ihrer künftigen My-Day-Ansicht.
2. Eine Nachfassaktion senden — Wählen Sie aus KI-generierten E-Mail- oder WhatsApp-Vorlagen, die auf das während des Besuchs Besprochene Bezug nehmen.
3. Eine Bestellung erfassen — Wenn der Kunde während des Besuchs eine Bestellung aufgegeben hat, erfassen Sie sie sofort, damit sie in seiner Historie festgehalten wird.