Bestellungen im Außendienst aufzunehmen sollte schnell und reibungslos sein. Kolva lässt Sie Bestellungen direkt von der Kundenseite erstellen, Ihren Produktkatalog durchsuchen, Bestellungen freihändig per Sprache diktieren und schnelle Kostenvoranschläge erstellen — alles von Ihrem Mobilgerät aus.
Eine Bestellung von der Kundenseite erstellen
Der schnellste Weg, eine Bestellung aufzugeben, ist direkt von der Detailseite des Kunden:
- Öffnen Sie das Profil des Kunden und tippen Sie auf Neue Bestellung.
- Suchen oder durchsuchen Sie den Produktkatalog, um Artikel hinzuzufügen. Tippen Sie auf ein Produkt, um es hinzuzufügen, und legen Sie dann die Menge fest.
- Die Bestellsumme wird in Echtzeit aktualisiert, während Sie Artikel hinzufügen oder entfernen.
- Überprüfen Sie die vollständige Bestellung — Produkte, Mengen, Stückpreise und Gesamtbetrag.
- Tippen Sie auf Bestellung aufgeben, um zu bestätigen. Die Bestellung wird gespeichert und ist in der Bestellhistorie des Kunden sichtbar.
Profi-Tipp Prüfen Sie beim Besuch eines Bestandskunden zuerst dessen Bestellhistorie. Sie können eine frühere Bestellung duplizieren und die Mengen anpassen, anstatt von Grund auf neu zu beginnen.
Den Produktkatalog durchsuchen
Der Produktkatalog ist zur schnellen Navigation nach Kategorie geordnet. Beim Hinzufügen von Artikeln zu einer Bestellung können Sie:
- Nach Name oder Referenz suchen — Geben Sie einen beliebigen Teil des Produktnamens oder der SKU ein, um es sofort zu finden.
- Nach Kategorie durchsuchen — Navigieren Sie durch Produktfamilien (z. B. Hydraulic Oils, Greases, Gear Oils, Cutting Fluids).
- Produktdetails ansehen — Tippen Sie auf ein Produkt, um seine vollständige Beschreibung, technische Spezifikationen, verfügbare Gebinde und Preise zu sehen.
Sprachbestellungen
Die Sprachbestellung lässt Sie eine Bestellung vollständig freihändig aufgeben — ideal, wenn Sie an einem Kundenstandort sind oder zwischen Terminen fahren:
- Öffnen Sie eine neue Bestellung und tippen Sie auf das Mikrofonsymbol.
- Sprechen Sie Ihre Bestellung natürlich aus. Zum Beispiel: „12 Fässer Hydrauliköl 46, 4 Eimer EP2-Fett und 2 Fässer Getriebeöl 220."
- Kolva transkribiert Ihre Sprache mit Whisper, gleicht Produktnamen mit Ihrem Katalog ab und trägt die Mengen automatisch ein.
- Überprüfen Sie die von der KI ausgefüllte Bestellung. Passen Sie alle Artikel an, die einer Korrektur bedürfen.
- Bestätigen und absenden.
Hinweis Sprachbestellungen sind innerhalb des beauftragten Field-Umfangs entsprechend Rolle und Berechtigungen des Nutzers verfügbar. Die KI gleicht gesprochene Produktnamen per unscharfem Abgleich mit Ihrem Katalog ab, sodass Sie keine exakten Produktcodes nennen müssen — natürliche Beschreibungen funktionieren einwandfrei. Aktuelle Bedingungen stehen unter Preise.
Schnelle Kostenvoranschläge mit TVA
Manchmal fragt ein Kunde nach einem groben Richtwert, bevor er sich auf eine Bestellung festlegt. Die Funktion für schnelle Kostenvoranschläge gibt Ihnen eine sofortige Antwort:
- Tippen Sie auf Schnellschätzung auf der Kundenseite oder im Bestellbildschirm.
- Geben Sie die Produkte und Mengen ein.
- Kolva berechnet den Gesamtbetrag inklusive TVA zu 20 % und zeigt sowohl die Beträge HT (vor Steuern) als auch TTC (nach Steuern).
- Teilen Sie den Kostenvoranschlag vor Ort mit dem Kunden oder speichern Sie ihn zur späteren Bezugnahme.
Profi-Tipp Schnelle Kostenvoranschläge sind keine formalen Angebote — sie sind für schnelle Gespräche im Moment gedacht. Für ein formales Dokument mit PDF-Erstellung und teilbarem Link nutzen Sie stattdessen die Funktion Quotes.
Bestellhistorie und Statusverfolgung
Jede Bestellung wird in der Zeitleiste des Kunden und in Ihrer persönlichen Bestellhistorie erfasst. Verfolgen Sie den Lebenszyklus jeder Bestellung anhand ihrer Status:
- Entwurf — Bestellung erstellt, aber noch nicht erfasst.
- Erfasst — Bestellung erfasst, wartet auf die Bestätigung durch das Backoffice.
- Bestätigt — Bestellung vom Backoffice bestätigt.
- Geliefert — Bestellung an den Kunden geliefert.
- Teilweise — Nur ein Teil der Bestellung wurde geliefert.
- Fakturiert — Bestellung fakturiert; der Betrag geht in die Forderungen über.
- Abgeschlossen — Bestellung beglichen und archiviert.
- Manuell — Papierbasierte Bestellung zu Verfolgungszwecken erfasst (mit einem bernsteinfarbenen Indikator angezeigt).