Prendre des commandes sur le terrain doit être rapide et sans friction. Kolva vous permet de créer des commandes depuis la fiche client, de parcourir votre catalogue produits, de dicter vos commandes à la voix sans les mains et de générer des estimations rapides — le tout depuis votre appareil mobile.
Créer une commande depuis la fiche client
Le moyen le plus rapide de passer une commande est directement depuis la fiche détaillée du client :
- Ouvrez le profil du client et touchez Nouvelle commande.
- Recherchez ou parcourez le catalogue produits pour ajouter des articles. Touchez un produit pour l’ajouter, puis définissez la quantité.
- Le total de la commande se met à jour en temps réel à mesure que vous ajoutez ou retirez des articles.
- Vérifiez la commande complète — produits, quantités, prix unitaires et montant total.
- Touchez Passer la commande pour confirmer. La commande est enregistrée et visible dans l’historique des commandes du client.
Astuce Lors de la visite d’un client récurrent, consultez d’abord son historique de commandes. Vous pouvez dupliquer une commande précédente et ajuster les quantités au lieu de tout reconstruire de zéro.
Parcourir le catalogue produits
Le catalogue produits est organisé par catégorie pour une navigation rapide. Lorsque vous ajoutez des articles à une commande, vous pouvez :
- Rechercher par nom ou référence — Saisissez n’importe quelle partie du nom du produit ou du SKU pour le trouver instantanément.
- Parcourir par catégorie — Naviguez à travers les familles de produits (par ex. Hydraulic Oils, Greases, Gear Oils, Cutting Fluids).
- Voir les détails du produit — Touchez un produit pour voir sa description complète, ses spécifications techniques, les conditionnements disponibles et la tarification.
Commandes vocales
La commande vocale vous permet de passer une commande entièrement sans les mains — idéal lorsque vous êtes sur un site client ou que vous conduisez entre deux rendez-vous :
- Ouvrez une nouvelle commande et touchez l’icône du microphone.
- Énoncez votre commande naturellement. Par exemple : « 12 fûts d’huile hydraulique 46, 4 seaux de graisse EP2 et 2 barils d’huile de transmission 220. »
- Kolva transcrit votre discours avec Whisper, fait correspondre les noms de produits à votre catalogue et renseigne les quantités automatiquement.
- Vérifiez la commande remplie par l’IA. Ajustez les articles qui nécessitent une correction.
- Confirmez et soumettez.
Remarque Les commandes vocales sont disponibles dans le périmètre Field souscrit, selon le rôle et les autorisations de l’utilisateur. L’IA fait correspondre les noms de produits prononcés à votre catalogue par correspondance approximative ; vous n’avez donc pas besoin d’énoncer les codes produits exacts — les descriptions naturelles fonctionnent très bien. Consultez les Tarifs à jour.
Estimations rapides avec TVA
Parfois, un client demande un ordre de grandeur avant de s’engager sur une commande. La fonction d’estimation rapide vous donne une réponse instantanée :
- Touchez Estimation rapide depuis la fiche client ou l’écran de commande.
- Saisissez les produits et les quantités.
- Kolva calcule le montant total incluant la TVA à 20 %, affichant à la fois les montants HT (hors taxes) et TTC (toutes taxes comprises).
- Partagez l’estimation avec le client sur le moment ou enregistrez-la pour référence ultérieure.
Astuce Les estimations rapides ne sont pas des devis formels — elles sont conçues pour des conversations rapides, sur le moment. Pour un document formel avec génération de PDF et lien partageable, utilisez plutôt la fonction Quotes.
Historique des commandes et suivi de statut
Chaque commande est consignée dans la chronologie du client et dans votre historique de commandes personnel. Suivez le cycle de vie de chaque commande à travers ses statuts :
- Brouillon — Commande créée mais pas encore saisie.
- Saisie — Commande enregistrée, en attente de confirmation du back-office.
- Confirmée — Commande confirmée par le back-office.
- Livrée — Commande livrée au client.
- Partielle — Une partie seulement de la commande a été livrée.
- Facturée — Commande facturée ; le montant passe en créances.
- Clôturée — Commande soldée et archivée.
- Manuelle — Commande papier saisie à des fins de suivi (affichée avec un indicateur ambre).