Orders opnemen in het veld moet snel en wrijvingsloos gaan. Met Kolva maakt u orders aan vanaf de klantpagina, bladert u door uw productcatalogus, dicteert u orders handsfree met uw stem en genereert u snelle ramingen — allemaal vanaf uw mobiele toestel.
Een order aanmaken vanaf de klantpagina
De snelste manier om een order te plaatsen is rechtstreeks vanaf de detailpagina van de klant:
- Open het klantprofiel en tik op Nieuwe order.
- Zoek in de productcatalogus of blader erdoor om artikelen toe te voegen. Tik op een product om het toe te voegen en stel daarna de hoeveelheid in.
- Het ordertotaal wordt in real time bijgewerkt terwijl u artikelen toevoegt of verwijdert.
- Controleer de volledige order — producten, hoeveelheden, eenheidsprijzen en totaalbedrag.
- Tik op Order plaatsen om te bevestigen. De order wordt opgeslagen en is zichtbaar in de orderhistorie van de klant.
Tip Bekijk bij een terugkerende klant eerst de orderhistorie. U kunt een eerdere order dupliceren en de hoeveelheden aanpassen in plaats van alles opnieuw op te bouwen.
Door de productcatalogus bladeren
De productcatalogus is per categorie ingedeeld voor snelle navigatie. Bij het toevoegen van artikelen aan een order kunt u:
- Zoeken op naam of referentie — typ een willekeurig deel van de productnaam of de SKU om het product meteen te vinden.
- Bladeren per categorie — navigeer door de productfamilies (bijv. Hydraulic Oils, Greases, Gear Oils, Cutting Fluids).
- Productdetails bekijken — tik op een product om de volledige omschrijving, de technische specificaties, de beschikbare verpakkingen en de prijzen te zien.
Gesproken orderopname
Met gesproken orderopname plaatst u een order volledig handsfree — ideaal wanneer u bij een klant bent of tussen twee afspraken rijdt:
- Open een nieuwe order en tik op het microfoonpictogram.
- Spreek uw order natuurlijk uit. Bijvoorbeeld: “12 vaten hydraulische olie 46, 4 emmers EP2-vet en 2 drums transmissieolie 220.”
- Kolva transcribeert wat u zegt met Whisper, koppelt de productnamen aan uw catalogus en vult de hoeveelheden automatisch in.
- Controleer de order die de AI heeft ingevuld. Corrigeer de artikelen die aanpassing nodig hebben.
- Bevestig en dien de order in.
Let op Gesproken orderopname is beschikbaar binnen de gecontracteerde Field-scope, afhankelijk van de rol en de machtigingen van de gebruiker. De AI koppelt de uitgesproken productnamen aan uw catalogus via vage overeenkomst, dus u hoeft geen exacte productcodes uit te spreken — natuurlijke omschrijvingen volstaan. Raadpleeg de geldende Prijzen.
Snelle ramingen met btw
Soms vraagt een klant om een orde van grootte voordat hij een order plaatst. De functie Snelle raming geeft u meteen een antwoord:
- Tik op Snelle raming vanaf de klantpagina of het orderscherm.
- Voer de producten en hoeveelheden in.
- Kolva berekent het totaalbedrag inclusief btw van 20 % en toont zowel het bedrag excl. btw als incl. btw.
- Deel de raming ter plekke met de klant of bewaar ze voor later.
Tip Snelle ramingen zijn geen formele offertes — ze zijn bedoeld voor snelle gesprekken op het moment zelf. Gebruik voor een formeel document met pdf-generatie en een deelbare link de functie Offertes.
Orderhistorie en statusopvolging
Elke order wordt vastgelegd in de tijdlijn van de klant en in uw persoonlijke orderhistorie. Volg de levenscyclus van elke order via de statussen:
- Concept — order aangemaakt maar nog niet ingevoerd.
- Ingevoerd — order geregistreerd, in afwachting van bevestiging door de backoffice.
- Bevestigd — order bevestigd door de backoffice.
- Geleverd — order geleverd aan de klant.
- Gedeeltelijk — slechts een deel van de order is geleverd.
- Gefactureerd — order gefactureerd; het bedrag gaat naar de vorderingen.
- Afgesloten — order vereffend en gearchiveerd.
- Handmatig — papieren order ingevoerd om te kunnen opvolgen (weergegeven met een amberkleurige indicator).