Registar encomendas no terreno deve ser rápido e sem atritos. O Kolva permite-lhe criar encomendas a partir da página do cliente, percorrer o seu catálogo de produtos, ditar as encomendas por voz sem usar as mãos e gerar estimativas rápidas — tudo a partir do seu dispositivo móvel.
Criar uma encomenda a partir da página do cliente
A forma mais rápida de registar uma encomenda é diretamente a partir da ficha detalhada do cliente:
- Abra o perfil do cliente e toque em Nova encomenda.
- Pesquise ou percorra o catálogo de produtos para adicionar artigos. Toque num produto para o adicionar e depois defina a quantidade.
- O total da encomenda é atualizado em tempo real à medida que adiciona ou retira artigos.
- Reveja a encomenda completa — produtos, quantidades, preços unitários e montante total.
- Toque em Registar a encomenda para confirmar. A encomenda é guardada e fica visível no histórico de encomendas do cliente.
Dica Ao visitar um cliente recorrente, consulte primeiro o histórico de encomendas. Pode duplicar uma encomenda anterior e ajustar as quantidades em vez de construir tudo de raiz.
Percorrer o catálogo de produtos
O catálogo de produtos está organizado por categoria para uma navegação rápida. Ao adicionar artigos a uma encomenda, pode:
- Pesquisar por nome ou referência — escreva qualquer parte do nome do produto ou do SKU para o encontrar de imediato.
- Percorrer por categoria — navegue pelas famílias de produtos (p. ex. Hydraulic Oils, Greases, Gear Oils, Cutting Fluids).
- Ver os detalhes do produto — toque num produto para ver a descrição completa, as especificações técnicas, as embalagens disponíveis e os preços.
Encomendas por voz
A encomenda por voz permite-lhe registar uma encomenda sem usar as mãos — ideal quando está num local do cliente ou a conduzir entre dois compromissos:
- Abra uma nova encomenda e toque no ícone do microfone.
- Dite a encomenda com naturalidade. Por exemplo: «12 bidões de óleo hidráulico 46, 4 baldes de massa EP2 e 2 barris de óleo de transmissão 220.»
- O Kolva transcreve o que diz com o Whisper, faz corresponder os nomes dos produtos ao seu catálogo e preenche as quantidades automaticamente.
- Reveja a encomenda preenchida pela IA. Ajuste os artigos que precisem de correção.
- Confirme e submeta.
Nota As encomendas por voz estão disponíveis dentro do âmbito Field contratado, consoante a função e as permissões do utilizador. A IA faz corresponder os nomes de produto ditados ao seu catálogo por correspondência aproximada, pelo que não precisa de dizer os códigos exatos — descrições naturais funcionam bem. Consulte os Preços em vigor.
Estimativas rápidas com IVA
Por vezes um cliente pede uma ordem de grandeza antes de avançar com uma encomenda. A funcionalidade de estimativa rápida dá-lhe uma resposta imediata:
- Toque em Estimativa rápida a partir da página do cliente ou do ecrã de encomenda.
- Introduza os produtos e as quantidades.
- O Kolva calcula o montante total incluindo IVA a 20 %, mostrando os valores sem IVA e com IVA.
- Partilhe a estimativa com o cliente na hora ou guarde-a para consulta posterior.
Dica As estimativas rápidas não são orçamentos formais — foram pensadas para conversas rápidas, no momento. Para um documento formal com geração de PDF e ligação partilhável, use antes a funcionalidade Orçamentos.
Histórico de encomendas e acompanhamento do estado
Cada encomenda fica registada na cronologia do cliente e no seu histórico de encomendas pessoal. Acompanhe o ciclo de vida de cada encomenda através dos seus estados:
- Rascunho — encomenda criada mas ainda não introduzida.
- Introduzida — encomenda registada, a aguardar confirmação do back office.
- Confirmada — encomenda confirmada pelo back office.
- Entregue — encomenda entregue ao cliente.
- Parcial — só uma parte da encomenda foi entregue.
- Faturada — encomenda faturada; o montante passa para as contas a receber.
- Fechada — encomenda saldada e arquivada.
- Manual — encomenda em papel introduzida para efeitos de acompanhamento (apresentada com um indicador âmbar).