Mit der Angebotsfunktion von Kolva können Sie professionelle Angebote mit Positionen erstellen, gebrandete PDFs generieren, sie über einen öffentlichen Link teilen und angenommene Angebote in Bestellungen umwandeln – alles vom Smartphone oder Desktop aus.
Ein Angebot erstellen
Öffnen Sie Angebote in der Seitenleiste:
- Tippen Sie auf Neues Angebot und wählen Sie den Kunden aus.
- Fügen Sie Ihre Positionen hinzu, indem Sie mit Produkt hinzufügen im Produktkatalog suchen. Legen Sie je Position Menge, Stückpreis und einen etwaigen Rabatt fest.
- Die Summen aktualisieren sich während der Eingabe: Zwischensumme (netto), Gesamtrabatt, Nach Rabatt und Nettobetrag. Die Steuer stammt aus der Steuerkonfiguration Ihres Unternehmens oder aus dem ERP-Snapshot, sobald das Angebot synchronisiert ist.
- Setzen Sie Gültig bis und ergänzen Sie optionale Notizen für den Kunden.
- Tippen Sie auf Angebot erstellen. Meldet Kolva einen Punkt unter Vor Freigabe prüfen — Marge, Rabatt oder Steuer —, bestätigen Sie ihn vor der Erstellung.
Profi-Tipp Setzen Sie immer Gültig bis. Das erzeugt Dringlichkeit und ist die Grundlage dafür, dass Kolva das Angebot vor Ablauf im Reiter Nachfassen anzeigt.
PDF-Erstellung
Erstellen Sie mit einem einzigen Tippen ein professionelles, gebrandetes PDF eines beliebigen Angebots:
- Öffnen Sie das Angebot und tippen Sie auf PDF herunterladen.
- Das PDF übernimmt Ihr Unternehmensbranding, die Kundendaten, jede Position mit ihrem Preis, die Summen und Ihre Notizen.
- Solange das Angebot nicht versendet ist, entsteht eine interne Vorschau; sobald es beim Kunden ist, erzeugt Kolva das offizielle Dokument.
Das PDF wird mit Ihrem Firmenbranding erstellt – Logo, Farben und Kontaktdaten aus Ihrem Firmenprofil unter Einstellungen > Unternehmen.
Hinweis Das PDF erzeugt Kolva, nicht Ihr Browser, dafür ist also eine Verbindung nötig. Im Gegenzug ist ein offizielles PDF fest mit dem Preis-Snapshot des Angebots verbunden: Das versendete Dokument kann nicht abweichen, wenn sich ein Preis später ändert.
Öffentlicher Freigabelink
Teilen Sie ein Angebot mit Ihrem Kunden über einen eindeutigen öffentlichen Link – keine Anmeldung erforderlich:
- Öffnen Sie das Angebot und tippen Sie auf Link kopieren — oder auf WhatsApp, um ihn direkt in eine Unterhaltung zu legen.
- Kolva bildet aus dem Freigabe-Token des Angebots eine eindeutige, sichere URL (
kolva.ai/quote/<Token>). - Senden Sie den Link per E-Mail, WhatsApp, SMS oder über einen beliebigen anderen Kanal.
- Der Kunde öffnet ihn im Browser und sieht das Angebot, ohne sich anzumelden.
Die öffentliche Seite ist bewusst englisch, gleich welche Sprache Sie in Kolva verwenden. Sie ist das Geschäftsdokument des Verkäufers: Wird sie eines Tages lokalisiert, folgt sie der Sprache Ihres Unternehmens — der Regel, der der auf dem Angebot eingefrorene steuerliche Rechtshinweis bereits folgt.
Annahme oder Ablehnung
Auf der geteilten Seite antwortet der Kunde direkt. Ihre Schaltflächen sind englisch, wie der Rest dieser Seite:
- Accept Quote — der Kunde nimmt an. Das Angebot wechselt auf Akzeptiert.
- Decline — der Kunde kann einen Grund eingeben und bestätigt mit Confirm Decline. Das Angebot wechselt auf Abgelehnt, der Grund bleibt erhalten.
Der Angebotsstatus aktualisiert sich automatisch: Entwurf, Gesendet, Akzeptiert, Abgelehnt, Abgelaufen oder Umgewandelt. Jede Statusänderung wird mit Zeitstempel versehen und im Verlauf des Angebots protokolliert.
Profi-Tipp Kolva kann Ihnen nicht sagen, ob der Kunde den Link geöffnet hat — es gibt keine Lesebestätigung. Stattdessen erhalten Sie den Reiter Nachfassen, der versendete Angebote sammelt, die altern oder bald ablaufen, sowie zwei Aktionen am Angebot selbst: Nachfassaktion erstellen und Closing planen.
Ein Angebot in eine Bestellung umwandeln
Sobald ein Angebot genehmigt ist, wandeln Sie es mit einem Tippen in eine Bestellung um:
- Öffnen Sie das akzeptierte Angebot.
- Tippen Sie auf In Bestellung umwandeln.
- Kolva erstellt die Bestellung mit den Positionen, Mengen und Preisen des Angebots.
- Das Angebot wechselt auf Umgewandelt; öffnen Sie die Bestellung, um sie vor dem nächsten Schritt anzupassen.
Hinweis Das Umwandeln eines Angebots in eine Bestellung verknüpft die beiden Datensätze. Sie können eine Bestellung für Audit- und Berichtszwecke jederzeit bis zum ursprünglichen Angebot zurückverfolgen.