La función de presupuestos de Kolva le permite crear propuestas profesionales con líneas de artículos, generar PDF con su marca, compartirlos mediante un enlace público y convertir los presupuestos aceptados en pedidos, todo desde su teléfono o su ordenador.
Crear un presupuesto
Vaya a Cotizaciones desde la barra lateral:
- Toque Nueva Cotización y seleccione el cliente.
- Añada sus líneas buscando en el catálogo de productos con Agregar producto. En cada línea, defina la cantidad, el precio unitario y el descuento aplicable.
- Los totales se recalculan mientras escribe: Subtotal (sin IVA), Descuento global, Después del descuento e Importe neto sin IVA. El impuesto procede de la fiscalidad de su empresa, o de la instantánea del ERP una vez sincronizada la cotización.
- Indique Válido hasta y añada Notas opcionales para el cliente.
- Toque Crear cotización. Si Kolva señala un punto en Revisar antes de validar — margen, descuento o fiscalidad —, confírmelo antes de la creación.
Consejo Indique siempre Válido hasta. Crea urgencia y es lo que Kolva usa para mostrar la cotización en la pestaña A relanzar antes de que expire.
Generación de PDF
Genere un PDF profesional con su marca de cualquier presupuesto con un solo toque:
- Abra la cotización y toque Descargar PDF.
- El PDF recoge la identidad visual de su empresa, los datos del cliente, cada línea con su precio, los totales y sus notas.
- Mientras la cotización no se ha enviado, el PDF es una vista previa interna; una vez enviada al cliente, Kolva produce el documento oficial.
El PDF se genera con la imagen de marca de su empresa: logotipo, colores y datos de contacto del perfil de empresa en Configuración > Empresa.
Nota El PDF lo produce Kolva, no su navegador, así que generarlo exige conexión. A cambio, un PDF oficial queda anclado a la instantánea de precios de la cotización: el documento enviado no puede desviarse si después cambia un precio.
Enlace de compartición público
Comparta un presupuesto con su cliente mediante un enlace público único, sin necesidad de inicio de sesión:
- Abra la cotización y toque Copiar enlace — o WhatsApp para enviarlo directamente a una conversación.
- Kolva construye una URL única y segura a partir del token de uso compartido de la cotización (
kolva.ai/quote/<token>). - Envíe el enlace por correo electrónico, WhatsApp, SMS o cualquier otro canal.
- El cliente lo abre en su navegador y ve la cotización sin iniciar sesión.
La página pública está deliberadamente en inglés, sea cual sea el idioma que use en Kolva. Es el documento comercial del vendedor: el día en que se localice, seguirá el idioma de su empresa — la regla que ya sigue la mención legal de impuestos fijada en la cotización.
Aceptación o rechazo
Desde la página compartida el cliente responde directamente. Sus botones están en inglés, como el resto de esa página:
- Accept Quote — el cliente acepta. La cotización pasa a Aceptada.
- Decline — el cliente puede escribir un motivo y confirma con Confirm Decline. La cotización pasa a Rechazada y el motivo se conserva.
El estado del presupuesto se actualiza automáticamente: Borrador, Enviada, Aceptada, Rechazada, Expirada o Convertida. Cada cambio de estado lleva marca de tiempo y queda registrado en el historial del presupuesto.
Consejo Kolva no puede decirle si el cliente abrió el enlace: no hay acuse de lectura. Lo que sí le da es la pestaña A relanzar, que reúne las cotizaciones enviadas que envejecen o se acercan a su expiración, y dos acciones sobre la cotización: Crear acción de seguimiento y Planificar el cierre.
Convertir un presupuesto en pedido
Una vez aprobado un presupuesto, conviértalo en pedido con un solo toque:
- Abra la cotización aceptada.
- Toque Convertir en pedido.
- Kolva crea el pedido con las líneas, las cantidades y los precios de la cotización.
- La cotización pasa a Convertida; abra el pedido para ajustarlo antes de continuar.
Nota Convertir un presupuesto en pedido vincula ambos registros. Siempre puede rastrear un pedido hasta el presupuesto que lo originó con fines de auditoría y de informes.