La funzionalità Preventivi di Kolva consente di creare proposte professionali con voci di dettaglio, generare PDF con il vostro marchio, condividerli tramite un link pubblico e convertire i preventivi accettati in ordini, da telefono o desktop.
Creazione di un preventivo
Aprite Preventivi dalla barra laterale:
- Toccate Nuovo preventivo e selezionate il cliente.
- Aggiungete le righe cercando nel catalogo prodotti con Aggiungi prodotto. Per ogni riga impostate quantità, prezzo unitario ed eventuale sconto.
- I totali si aggiornano mentre digitate: Totale parziale (HT), Sconto globale, Dopo lo sconto e Importo netto al netto delle imposte. L’imposta proviene dalla fiscalità della vostra azienda oppure dallo snapshot ERP una volta sincronizzato il preventivo.
- Impostate Valido fino a e aggiungete Note facoltative per il cliente.
- Toccate Crea preventivo. Se Kolva segnala un punto in Revisione prima della convalida — margine, sconto o imposta — confermatelo prima della creazione.
Suggerimento Impostate sempre Valido fino a. Crea urgenza ed è ciò che Kolva usa per far risalire il preventivo nella scheda Per dare seguito prima della scadenza.
Generazione del PDF
Generate con un solo tocco un PDF professionale e personalizzato con il vostro marchio per qualsiasi preventivo:
- Aprite il preventivo e toccate Scarica il PDF.
- Il PDF riprende l’identità visiva della vostra azienda, i dati del cliente, ogni riga con il suo prezzo, i totali e le vostre note.
- Finché il preventivo non è stato inviato, il PDF è un’anteprima interna; una volta partito verso il cliente, Kolva produce il documento ufficiale.
Il PDF viene generato utilizzando l’identità visiva aziendale: logo, colori e recapiti presenti nel profilo dell’azienda in Impostazioni > Azienda.
Nota Il PDF è prodotto da Kolva, non dal vostro browser, quindi generarlo richiede una connessione. In cambio, un PDF ufficiale è ancorato allo snapshot di prezzo del preventivo: il documento inviato non può divergere se in seguito un prezzo cambia.
Link pubblico di condivisione
Condividete un preventivo con il cliente tramite un link pubblico univoco, senza che sia necessario accedere:
- Aprite il preventivo e toccate Copia Link — oppure WhatsApp per inserirlo direttamente in una conversazione.
- Kolva costruisce un URL univoco e sicuro a partire dal token di condivisione del preventivo (
kolva.ai/quote/<token>). - Inviate il link tramite email, WhatsApp, SMS o qualsiasi altro canale.
- Il cliente lo apre nel browser e vede il preventivo senza accedere.
La pagina pubblica è volutamente in inglese, qualunque sia la lingua che usate in Kolva. È il documento commerciale del venditore: il giorno in cui sarà localizzata seguirà la lingua della vostra azienda — la regola già seguita dalla menzione legale fiscale fissata sul preventivo.
Accettazione o rifiuto
Dalla pagina condivisa il cliente risponde direttamente. I suoi pulsanti sono in inglese, come il resto della pagina:
- Accept Quote — il cliente accetta. Il preventivo passa ad Accettato.
- Decline — il cliente può scrivere un motivo, poi conferma con Confirm Decline. Il preventivo passa a Rifiutato e il motivo viene conservato.
Lo stato del preventivo si aggiorna automaticamente: Bozza, Inviato, Accettato, Rifiutato, Scaduto o Convertito. Ogni modifica di stato riporta un timestamp e viene registrata nello storico del preventivo.
Suggerimento Kolva non può dirvi se il cliente ha aperto il link: non esiste una conferma di lettura. Vi dà invece la scheda Per dare seguito, che raccoglie i preventivi inviati che invecchiano o si avvicinano alla scadenza, e due azioni sul preventivo stesso: Crea un’azione di follow-up e Piano di chiusura.
Conversione di un preventivo in ordine
Dopo l’approvazione, convertite il preventivo in un ordine con un solo tocco:
- Aprite il preventivo accettato.
- Toccate Converti in ordine.
- Kolva crea l’ordine con le righe, le quantità e i prezzi del preventivo.
- Il preventivo passa a Convertito; aprite l’ordine per modificarlo prima del passo successivo.
Nota La conversione di un preventivo in ordine collega i due record. È sempre possibile risalire dall’ordine al preventivo originario a fini di audit e reporting.