Met de offertefunctie van Kolva stelt u professionele voorstellen met orderregels op, genereert u pdf’s in uw huisstijl, deelt u ze via een publieke link en zet u aanvaarde offertes om in orders — vanaf uw telefoon of uw computer.
Een offerte maken
Open Offertes in de zijbalk:
- Tik op Nieuwe offerte en selecteer de klant.
- Voeg uw regels toe door de productcatalogus te doorzoeken met Product toevoegen. Stel per regel de hoeveelheid, de eenheidsprijs en een eventuele korting in.
- De totalen worden bijgewerkt terwijl u typt: Subtotaal (excl. btw), Globale korting, Na korting en Nettobedrag excl. btw. De btw komt uit de belastinginstellingen van uw onderneming, of uit de ERP-momentopname zodra de offerte is gesynchroniseerd.
- Stel Geldig tot in en voeg optionele Notities voor de klant toe.
- Tik op Offerte aanmaken. Signaleert Kolva een punt onder Te controleren vóór validatie — marge, korting of btw — bevestig het dan vóór het aanmaken.
Tip Stel altijd Geldig tot in. Dat creëert urgentie en het is waarop Kolva zich baseert om de offerte vóór het verstrijken in het tabblad Op te volgen te tonen.
Pdf genereren
Genereer met één handeling een verzorgde pdf in uw huisstijl van om het even welke offerte:
- Open de offerte en tik op Pdf downloaden.
- De pdf neemt de huisstijl van uw onderneming over, de klantgegevens, elke regel met haar prijs, de totalen en uw notities.
- Zolang de offerte niet verstuurd is, is de pdf een interne voorbeeldversie; zodra ze naar de klant vertrokken is, maakt Kolva het officiële document.
De pdf wordt in de huisstijl van uw onderneming opgemaakt — logo, kleuren en contactgegevens uit het ondernemingsprofiel onder Instellingen > Onderneming.
Let op De pdf wordt door Kolva gemaakt, niet door uw browser, dus er is een verbinding voor nodig. Daar staat tegenover dat een officiële pdf vastzit aan de prijsmomentopname van de offerte: het verstuurde document kan niet afwijken als een prijs later verandert.
Publieke deellink
Deel een offerte met uw klant via een unieke publieke link — aanmelden is niet nodig:
- Open de offerte en tik op Link kopiëren — of op WhatsApp om hem meteen in een gesprek te plaatsen.
- Kolva bouwt uit het deeltoken van de offerte een unieke, beveiligde URL (
kolva.ai/quote/<token>). - Stuur de link per e-mail, WhatsApp, sms of een ander kanaal.
- De klant opent hem in een browser en ziet de offerte zonder aan te melden.
De publieke pagina is bewust in het Engels, welke taal u in Kolva ook gebruikt. Het is het handelsdocument van de verkoper: de dag dat ze gelokaliseerd wordt, volgt ze de taal van uw onderneming — de regel die de op de offerte vastgezette wettelijke btw-vermelding al volgt.
Aanvaarden of weigeren
Vanaf de gedeelde pagina antwoordt de klant rechtstreeks. De knoppen daar zijn in het Engels, net als de rest van die pagina:
- Accept Quote — de klant aanvaardt. De offerte gaat naar Geaccepteerd.
- Decline — de klant kan een reden typen en bevestigt met Confirm Decline. De offerte gaat naar Geweigerd en de reden blijft bewaard.
De status van de offerte wordt automatisch bijgewerkt: Concept, Verzonden, Geaccepteerd, Geweigerd, Verlopen of Omgezet. Elke statuswijziging krijgt een tijdstempel en wordt in de historiek van de offerte vastgelegd.
Tip Kolva kan u niet zeggen of de klant de link heeft geopend — er is geen leesbevestiging. Wat het u wel geeft, is het tabblad Op te volgen, dat verzonden offertes verzamelt die verouderen of bijna verlopen, plus twee acties op de offerte zelf: Opvolgactie aanmaken en Closing plannen.
Een offerte omzetten naar een order
Zodra een offerte is goedgekeurd, zet u ze met één handeling om naar een order:
- Open de geaccepteerde offerte.
- Tik op Omzetten naar bestelling.
- Kolva maakt de order met de regels, hoeveelheden en prijzen van de offerte.
- De offerte gaat naar Omgezet; open de order om ze bij te stellen voor het vervolg.
Opmerking Een offerte omzetten naar een order koppelt de twee records. U kunt een order altijd terugvoeren op de offerte waaruit ze voortkomt, voor audit- en rapporteringsdoeleinden.