A funcionalidade de orçamentos da Kolva permite construir propostas profissionais com linhas de artigos, gerar PDF com a sua imagem, partilhá-los através de uma ligação pública e converter os orçamentos aceites em encomendas — tudo a partir do telemóvel ou do computador.
Criar um orçamento
Abra Orçamentos na barra lateral:
- Toque em Novo orçamento e selecione o cliente.
- Acrescente as linhas pesquisando o catálogo de produtos com Adicionar um produto. Em cada linha, defina a quantidade, o preço unitário e o desconto aplicável.
- Os totais são recalculados à medida que escreve: Subtotal (sem IVA), Desconto global, Após o desconto e Montante líquido sem IVA. O imposto vem da fiscalidade da sua empresa, ou do instantâneo do ERP assim que o orçamento é sincronizado.
- Defina Válido até e acrescente Notas facultativas para o cliente.
- Toque em Criar o orçamento. Se a Kolva levantar um ponto em A verificar antes da validação — margem, desconto ou imposto —, confirme-o antes da criação.
Dica Defina sempre Válido até. Cria urgência e é o que a Kolva usa para fazer surgir o orçamento no separador Para seguimento antes de expirar.
Geração de PDF
Gere um PDF profissional com a sua imagem para qualquer orçamento num só gesto:
- Abra o orçamento e toque em Transferir o PDF.
- O PDF assume a identidade visual da sua empresa, os dados do cliente, cada linha com o seu preço, os totais e as suas notas.
- Enquanto o orçamento não seguir para o cliente, o PDF é uma pré-visualização interna; depois de enviado, a Kolva produz o documento oficial.
O PDF é gerado com a imagem da sua empresa — logótipo, cores e dados de contacto do perfil da empresa em Definições > Empresa.
Nota O PDF é produzido pela Kolva, não pelo seu navegador, por isso gerá-lo exige ligação. Em contrapartida, um PDF oficial fica fixado ao instantâneo de preços do orçamento: o documento enviado não pode divergir se um preço mudar depois.
Ligação de partilha pública
Partilhe um orçamento com o seu cliente através de uma ligação pública única — sem necessidade de sessão iniciada:
- Abra o orçamento e toque em Copiar a ligação — ou em WhatsApp para a colocar diretamente numa conversa.
- A Kolva constrói um URL único e seguro a partir do token de partilha do orçamento (
kolva.ai/quote/<token>). - Envie a ligação por e-mail, WhatsApp, SMS ou qualquer outro canal.
- O cliente abre-a no navegador e vê o orçamento sem iniciar sessão.
A página pública está deliberadamente em inglês, seja qual for o idioma que usa na Kolva. É o documento comercial do vendedor: no dia em que for localizada, seguirá o idioma da sua empresa — a regra que a menção legal fiscal fixada no orçamento já segue.
Aceitação ou recusa
A partir da página partilhada o cliente responde diretamente. Os seus botões estão em inglês, como o resto dessa página:
- Accept Quote — o cliente aceita. O orçamento passa a Aceite.
- Decline — o cliente pode escrever um motivo e confirma com Confirm Decline. O orçamento passa a Recusado e o motivo é conservado.
O estado do orçamento atualiza-se automaticamente: Rascunho, Enviado, Aceite, Recusado, Expirado ou Convertido. Cada mudança de estado é datada e registada no histórico do orçamento.
Dica A Kolva não lhe pode dizer se o cliente abriu a ligação — não existe aviso de leitura. O que lhe dá é o separador Para seguimento, que reúne os orçamentos enviados que envelhecem ou se aproximam da expiração, e duas ações sobre o próprio orçamento: Criar uma ação de seguimento e Planear o fecho.
Converter um orçamento em encomenda
Depois de um orçamento ser aprovado, converta-o em encomenda num só gesto:
- Abra o orçamento aceite.
- Toque em Converter em encomenda.
- A Kolva cria a encomenda com as linhas, as quantidades e os preços do orçamento.
- O orçamento passa a Convertido; abra a encomenda para a ajustar antes de prosseguir.
Nota Converter um orçamento em encomenda liga os dois registos. Pode sempre remontar de uma encomenda ao orçamento de origem para efeitos de auditoria e de reporte.